電子檔案柜在檔案管理中具有多方面的重要作用，這些作用不僅提升了檔案管理的效率，還增強了檔案的安全性和可訪問性。以下是電子檔案柜在檔案管理中的幾個關鍵作用：

1.提高 檔案存儲效率與空間利用率：

電子檔案柜通常采用多層貨位的存儲單元設計，能在單位面積內存儲大量檔案，相比傳統檔案柜節省空間。例如，在一些小型檔案室，使用電子檔案柜可增加數倍的檔案存儲量 。

它還可以通過立體布局，充分利用庫房的垂直空間，有 效解決檔案數量增長與存儲空間有限的矛盾。

2.實現檔案的快 速定位與檢索：

為每份檔案匹配電子標簽，如 RFID 標簽，確定檔案在庫位置，建立電子標簽數據庫，并與智能檔案管理系統對接。管理人員只需在系統中輸入關鍵詞或檔案編號等信息，就能迅速找到檔案所在位置，大大縮短了查找檔案的時間。比如，在大型圖書館的檔案管理中，利用電子檔案柜的定位功能，可在幾分鐘內找到所需檔案，而傳統方式可能需要數小時或更長時間 。

一些電子檔案柜還具備智能存取功能，當需要取出檔案時，系統會自動指示相應柜體和貨位打開，方便快捷 。

3.強化檔案管理的安全性：

具有多種安全防護措施，如安裝電控鎖，只有通過授權的方式（如指紋識別、密碼、刷卡等）才能打開柜門，防止未經許可的人員接觸檔案，保障檔案的保密性。

配備監控系統，對檔案的存、取過程進行實時監控和追蹤，一旦出現非法出庫、逾期未還等異常情況，系統會自動報警并記錄相關信息，為檔案安全管理提供有力證據 。

部分電子檔案柜采用安全電壓供電，如直流 24V 集中供電，能有 效避免漏電、觸電等安全隱患，保障操作人員的人身安全 。

4.提升檔案管理的智能化與自動化水平：

集手動、電動、電腦控制于一體，操作方便。管理人員可以通過電腦或移動設備遠程控制電子檔案柜的開啟、關閉、移動等操作，實現對檔案的智能化管理 。

支持自動統計報表功能，能生成檔案的出入庫記錄、庫存盤點報表、借閱情況統計等各種報表，為檔案管理決策提供準確的數據支持 。

一些先 進的電子檔案柜還具備智能通風、溫濕度自動調節等功能，可根據檔案保存的環境要求，自動調節柜內的溫濕度，延長檔案的保存壽命 。

5.優化檔案管理流程：

在檔案的入庫環節，可通過電子標簽掃描等方式，快 速將檔案信息錄入系統，并自動分配存儲位置，提高入庫效率和準確性。

借閱和歸還流程更加簡便，借閱時系統自動記錄借閱人信息、借閱時間等，歸還時自動核對檔案信息，確保檔案按時、準確歸還。

對于檔案的銷毀流程，系統可進行嚴格的權限控制和記錄，保證檔案銷毀的合規性。

6.便于檔案的共享與協作：

通過網絡連接，不同部門或人員可以在授權范圍內共享檔案信息，實現檔案資源的協同使用，提高工作效率。例如，在企業的跨部門項目中，相關人員可以通過電子檔案柜系統快 速獲取所需的檔案資料，促進項目的順利開展。

支持多人同時在線操作，互不干擾，滿足了現代檔案管理中多用戶并發訪問的需求。

7.支持長期保存：

電子檔案柜通過數字化手段將檔案保存下來，可以有 效地防止紙質檔案因時間、環境等因素導致的損壞或丟失。同時，數字檔案還可以進行格式轉換和遷移，以適應未來技術的發展和變化，確保檔案的長期保存和可用性。

綜上所述，電子檔案柜在檔案管理中具有多方面的重要作用，它不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還促進了信息的共享和利用，降低了管理成本，為組織的運營和發展提供了有力支持。